Ta polityka wyjaśnia, jak Hectares przetwarza dane osób odwiedzających serwis, kontaktujących się z nami, zamawiających materiały i usługi oraz korzystających z naszych profili społecznościowych. Polityka jest informacją o przetwarzaniu danych, a nie zgodą na wszystkie opisane działania.
Aktualizacja: 24 września 2026 r. Dodano informacje o pikselu reklamowym OpenAI Ads i odrębnej zgodzie marketingowej.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest GRUPA PARTNER Nieruchomości sp. z o.o., działająca pod marką Hectares, z siedzibą w Nowym Sączu, Rynek 13/5, 33-300 Nowy Sącz, KRS 0000589309, NIP 7343535862, REGON 362468872. W sprawach danych osobowych oraz realizacji swoich praw możesz napisać na office@hectares.pl, zadzwonić pod +48 881 475 475 albo skierować pismo na powyższy adres.
Polityka dotyczy hectares.pl i www.hectares.pl oraz formularzy, materiałów i kanałów Hectares, które do niej odsyłają. Jeśli konkretna usługa, rekrutacja, wydarzenie lub transakcja wymaga dodatkowych informacji, przekazujemy je przy zbieraniu danych. Zewnętrzne platformy mają również własne zasady prywatności.
2. Jakie dane i skąd otrzymujemy
- Kontakt i zgłoszenia: imię, nazwisko, e-mail, telefon, wybrany kanał kontaktu, temat, treść korespondencji, terminy i historia ustaleń oraz dane dobrowolnie przesłane w załącznikach.
- Nieruchomości i współpraca: lokalizacja, identyfikatory działek, informacje o prawach do nieruchomości i planowanej inwestycji, preferencje poszukiwania, dane reprezentantów i kontrahentów, dokumentacja przekazana do wykonania uzgodnionej usługi. Informacje o gruncie mogą być danymi osobowymi, gdy pozwalają zidentyfikować osobę.
- Materiały, szkolenia i newsletter: dane formularza, wybrany materiał lub wydarzenie, źródło zapisu, identyfikator zgłoszenia, treść i data zgody, potwierdzenie adresu e-mail, wypisanie oraz informacje techniczne o dostarczeniu wiadomości.
- Umowy i rozliczenia: dane strony umowy, reprezentacji, firmy i NIP, dane do faktury, zamówienie, płatności i reklamacje, w zakresie wymaganym dla danej czynności.
- Serwis i bezpieczeństwo: adres IP, data i czas żądania, adres podstrony, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi błędów i bezpieczeństwa oraz identyfikatory i wybory opisane w części o cookies.
- Media społecznościowe i portale: nazwa profilu, publicznie udostępnione informacje, komentarze, reakcje, wiadomości i dane podane w formularzu reklamowym lub zapytaniu o ogłoszenie.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie, również przez Facebook, Instagram, Otodom i OLX. W sprawach dotyczących nieruchomości mogą pochodzić od Twojego reprezentanta, strony transakcji lub z dokumentów i prawnie dostępnych rejestrów, w zakresie potrzebnym do konkretnej sprawy. Jeżeli otrzymujemy dane pośrednio, podajemy osobie ich źródło, kategorie i informacje wymagane art. 14 RODO: zasadniczo najpóźniej w ciągu miesiąca, a przy wcześniejszym kontakcie lub ujawnieniu danych — odpowiednio przy pierwszej komunikacji lub ujawnieniu, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
Prosimy nie przesyłać przez ogólne formularze numeru PESEL, skanów dokumentów tożsamości, danych o zdrowiu ani innych informacji, które nie są potrzebne do zapytania. Jeśli wykonanie usługi wymaga dokumentów zawierających dodatkowe dane, uzgadniamy zakres i sposób ich przekazania.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Podstawą przetwarzania jest rozporządzenie (UE) 2016/679 — RODO. Dobieramy ją do rzeczywistego celu; samo zamieszczenie systemu w tej polityce nie uprawnia do przekazania mu dowolnych danych.
| Cel i zakres | Podstawa | Jak długo |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przedstawienie zamówionych szczegółów, ustalenie konsultacji, przekazanie zamówionego raportu lub obsługa zgłoszenia wczesnego dostępu. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy podejmujemy działania na Twoje żądanie przed umową lub wykonujemy usługę; w pozostałej korespondencji art. 6 ust. 1 lit. f — interes polegający na obsłudze sprawy i komunikacji, także z przedstawicielem firmy. | Do obsłużenia zgłoszenia i zakończenia związanej z nim korespondencji. Później tylko dokumentacja nadal potrzebna do umowy, obowiązku prawnego albo konkretnych roszczeń, według zasad poniżej. |
| Wykonanie uzgodnionej usługi, obsługa relacji w CRM, transakcji, szkolenia i reklamacji; publikacja uzgodnionej oferty nieruchomości. | Art. 6 ust. 1 lit. b; dla osób reprezentujących strony art. 6 ust. 1 lit. f — organizacja współpracy. Obowiązki ustawowe: art. 6 ust. 1 lit. c. | Przez czas przygotowania i wykonania umowy, rozpatrywania reklamacji, a następnie przez właściwe okresy obowiązkowej dokumentacji i ochrony roszczeń. |
| Newsletter i odrębnie wybrany marketing e-mailowy, telefoniczny lub SMS. | Art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda. Dodatkowo uprzednia zgoda na konkretny kanał komunikacji zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. | Do wycofania zgody lub zakończenia danego działania marketingowego. Później ograniczone dane mogą pozostać jako dowód zgody i wypisania oraz na liście blokującej ponowną wysyłkę. |
| Analityka odwiedzin i interakcji, w tym pomiar czytelnictwa Bazy wiedzy; technologie reklamowe, jeśli zostały aktywowane. | Art. 6 ust. 1 lit. a — odrębna zgoda analityczna lub marketingowa; zapis i odczyt danych urządzenia na zasadach art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. | Do wycofania zgody w odniesieniu do dalszego zbierania danych. Okresy zapisu na urządzeniu wskazujemy w części 7; wcześniej zebrane dane podlegają usunięciu lub anonimizacji zgodnie z celem, ustawieniami usługi i prawami osoby. |
| Utrzymanie serwisu, niezbędne funkcje, ochrona formularzy, kont i danych przed nadużyciem. | Art. 6 ust. 1 lit. f — zapewnienie dostępności i bezpieczeństwa; art. 6 ust. 1 lit. c w zakresie prawnego obowiązku ochrony danych. Niezbędny zapis na urządzeniu korzysta z wyjątku art. 399 ust. 3 PKE. | Przez czas działania danej funkcji i diagnostyki zdarzenia; przy incydencie przez czas jego wyjaśnienia i zabezpieczenia potrzebnych dowodów. Nie używamy logów bezpieczeństwa jako listy marketingowej. |
| Rachunkowość i podatki. | Art. 6 ust. 1 lit. c w związku z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi. | Przez wymagany okres: dokumentacja podatkowa zasadniczo do przedawnienia zobowiązania, zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; dokumentacja księgowa według właściwej kategorii. Zawieszenie lub przerwanie biegu terminu może go wydłużyć. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń; wykazanie udzielonych zgód i wykonania praw. | Art. 6 ust. 1 lit. f — ochrona praw i wykazanie prawidłowości działań; art. 6 ust. 1 lit. c w zakresie obowiązku rozliczalności i obsługi żądań. | Do upływu terminu właściwego dla konkretnego roszczenia lub prawomocnego zakończenia sporu i jego rozliczenia. Ogólne terminy to 6 lat oraz 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, ale przepisy szczególne mogą przewidywać inny termin. Nie oznacza to zatrzymywania całej bazy przez 6 lat. |
| Obsługa profili społecznościowych, komentarzy i wiadomości. | Art. 6 ust. 1 lit. f — komunikacja i prowadzenie profilu; dla zapytań o umowę także lit. b, a dla dodatkowych działań wymagających zgody — lit. a. | Przez czas obsługi rozmowy albo dostępności interakcji w profilu, nie dłużej niż uzasadnia cel. Usunięcie naszej kopii nie usuwa danych przechowywanych niezależnie przez operatora platformy. |
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone w formularzu jako wymagane są potrzebne do obsługi wskazanego zgłoszenia. Bez adresu e-mail nie wyślemy newslettera, bez numeru telefonu nie oddzwonimy, a bez danych wymaganych prawem nie wystawimy właściwego dokumentu rozliczeniowego. Przeglądanie publicznych stron nie wymaga zgody marketingowej. Formularze zgłoszeniowe w Serwisie wymagają osobnego zaznaczenia zgód na marketing e-mailowy, telefoniczny i SMS; brak któregokolwiek zaznaczenia uniemożliwia wysłanie formularza. Zgodę można później wycofać. Zgody na analitykę są odrębne i opcjonalne.
4. Newsletter, telefon i SMS
Zapis do newslettera obejmuje wiadomości o gruntach, publikacjach, usługach, produktach i wydarzeniach Hectares na wskazany adres e-mail. Nie oznacza zgody na marketing przez telefon lub SMS. Takie kanały wymagają osobnego wyboru. Zgoda na cookies również nie jest zgodą na newsletter.
Odpowiedź na konkretne zapytanie lub kontakt o wyraźnie zamówionych szczegółach dotyczy tego zgłoszenia. Nie zapisujemy osoby do newslettera tylko dlatego, że poprosiła o rozmowę, raport, ofertę nieruchomości lub informacje o szkoleniu. W formularzach zgłoszeniowych wymagamy dodatkowo trzech odrębnych zaznaczeń marketingowych: e-mail, telefon i SMS. Żadne pole nie jest zaznaczone z góry. Nie rozszerzamy przez to zakresu zgód zebranych wcześniej.
Newsletter obsługujemy przez MailerLite. Zapis może wymagać potwierdzenia adresu e-mail linkiem. Przechowujemy informacje o złożeniu i potwierdzeniu zapisu oraz wypisaniu. Możesz wypisać się linkiem w wiadomości lub przez office@hectares.pl. Zgodę na telefon lub SMS można wycofać tym samym adresem, telefonicznie albo podczas rozmowy. Jeśli SMS pochodzi od nadawcy bez możliwości odpowiedzi, użyj e-maila lub naszego numeru kontaktowego. Wycofanie jest bezpłatne i nie wpływa na legalność wcześniejszych działań.
Techniczne statusy dostarczenia, odrzucenia i wypisania służą obsłudze wysyłki. Jeżeli kampania wykorzystuje indywidualny pomiar otwarć lub kliknięć wykraczający poza jej niezbędną obsługę, wymaga to osobnej oceny podstawy prawnej i, gdy jest wymagana, uprzedniej zgody. Zgoda na otrzymywanie newslettera nie jest automatycznie zgodą na dowolne śledzenie odbiorcy.
5. Odbiorcy danych i wykorzystywane systemy
Dane otrzymują upoważnieni pracownicy i współpracownicy oraz dostawcy potrzebni do wykonania konkretnej czynności. Nie każdy odbiorca otrzymuje każde zgłoszenie. Dostawca przetwarzający dane na nasze zlecenie działa na podstawie umowy powierzenia; niezależny administrator odpowiada za własne cele i podstawy. Jedna firma może pełnić różne role dla różnych usług.
| System lub kategoria | Zastosowanie i zakres | Rola i informacje |
|---|---|---|
| MailerLite | Wysyłka newslettera, zarządzanie subskrypcją i dowodami zgód: e-mail, imię, telefon podany w formularzu i dane zapisu. | Dostawca przetwarzający bazę na nasze zlecenie. Warunki powierzenia i prywatność MailerLite. |
| Google Workspace: Gmail, Drive, Sheets, Calendar i Meet | Korespondencja, dokumenty, rejestr i obsługa zgłoszeń, terminarz i spotkania. Formularze są zapisywane w bazie strony i przekazywane do firmowego Google Sheets. Zakres danych zależy od sprawy. | Google jako dostawca usług organizacji w zakresie powierzonych treści; odrębne zasady mogą dotyczyć danych rozliczeniowych i usługowych. Warunki przetwarzania Google. Poczta firmowa nie instaluje sama z siebie reklamowych cookies na stronie. |
| ASARI / asari.pl | CRM, obsługa klientów, nieruchomości, ofert i historii kontaktów oraz przekazywanie uzgodnionych ofert do portali. | Dostawca CRM w zakresie danych powierzonych przez Hectares. Informacje o usłudze ASARI. |
| Otodom i OLX — Grupa OLX sp. z o.o. | Ogłoszenia nieruchomości, zapytania o oferty, komunikacja z zainteresowanymi. Publikowany zakres obejmuje dane oferty i uzgodniony kontakt, a nie całą dokumentację klienta. | Operator portali działa także jako niezależny administrator. Hectares odpowiada za otrzymane zapytania i własną obsługę kontaktu. Dokumenty Otodom, dokumenty OLX. |
| Meta Ads, Facebook i Instagram — Meta Platforms Ireland Limited | Profile, komunikacja, reklamy i formularze kontaktowe w platformach. Dane zależą od interakcji: profil, wiadomość, dane podane w reklamie i statystyki. | Meta jest niezależnym administratorem w zakresie działania platform. Dla wybranych statystyk i narzędzi biznesowych może występować ograniczone współadministrowanie opisane w części 6. Polityka Meta. |
| LinkedIn — LinkedIn Ireland Unlimited Company | Firmowy profil, publikacje, komentarze i korespondencja: dane profilu oraz treść interakcji udostępniona Hectares. | Operator platformy jest odrębnym administratorem swoich usług. Hectares przetwarza otrzymane wiadomości i interakcje w celu komunikacji. Polityka LinkedIn. |
| SMSAPI — LINK Mobility Poland sp. z o.o. | Wysyłka SMS związanych z obsługą sprawy, a marketingowych tylko po wybraniu tego kanału: numer telefonu, treść i status dostarczenia. | Usługa wysyłkowa na nasze zlecenie; operatorzy telekomunikacyjni przetwarzają również dane według własnych obowiązków. Prywatność SMSAPI. |
| OpenAI API | Wsparcie opracowania i analizy materiałów. Do API kierujemy materiały po anonimizacji, według zasad części 8. | Nie jest kanałem rutynowego przekazywania identyfikowalnej bazy klientów. Usługa hostingowa OpenAI Sites jest odrębnym zastosowaniem opisanym poniżej. |
| OpenAI Ads — piksel pomiarowy reklam w ChatGPT | Po zgodzie marketingowej: powiązanie aktywności z reklamą za pomocą identyfikatorów reklamowych i przeglądarki oraz danych technicznych połączenia, w tym IP. Skrypt pobieramy z bzrcdn.openai.com; usługa pomiarowa korzysta z bzr.openai.com. | Odbiorca: OpenAI. To odrębna funkcja od OpenAI API używanego do analizy materiałów. Polityka prywatności OpenAI; opis piksela i jego cookies. |
| Google Analytics 4 | Pomiar odwiedzin i zdarzeń po zgodzie analitycznej: podstrony, urządzenie, źródło wizyty i interakcje. Nie przesyłamy treści formularzy. | Dostawca analityki; funkcje sygnałów Google i personalizacji reklam są wyłączone w konfiguracji serwisu. Prywatność Google. |
| Hosting i infrastruktura: OpenAI Sites, Cloudflare oraz dostawcy ich infrastruktury | Udostępnienie strony, przechowywanie jej bazy zgłoszeń i plików, transmisja, bezpieczeństwo i diagnostyka: dane formularzy, żądań i logów. | Dostawcy infrastruktury i podwykonawcy w odpowiednim łańcuchu przetwarzania. To odrębne od analizy materiałów przez OpenAI API. Prywatność Cloudflare. |
| Pozostali dostawcy oraz profesjonalni odbiorcy | Obsługa IT, kopii zapasowych, księgowości, prawna, komunikacji i realizacji konkretnego zamówienia; operator płatności, platforma sprzedażowa lub szkoleniowa wskazana przy zamówieniu. Także notariusze, urzędy i strony transakcji, gdy wymaga tego sprawa lub prawo. | Zakres wynika z konkretnej usługi i odpowiedniej podstawy. Dodanie nowego celu, np. marketingu partnera, wymaga odrębnej informacji i podstawy prawnej; określenie „inni dostawcy” nie jest zgodą na nieograniczone udostępnianie. |
6. Media społecznościowe, reklamy i profilowanie
Kontakt przez Facebook, Instagram, LinkedIn, Otodom lub OLX odbywa się również w środowisku ich operatorów. Mogą oni łączyć aktywność z kontem użytkownika na zasadach swoich polityk. Sam odnośnik do profilu nie oznacza uruchomienia na hectares.pl piksela danej platformy.
Dla statystyk strony na Facebooku zakres wspólnej odpowiedzialności z Meta określa porozumienie dotyczące Page Insights. Meta udostępnia informacje o przetwarzaniu i obsługuje prawa w zakresie danych statystycznych po swojej stronie. Żądanie możesz skierować również do Hectares; w odpowiednim zakresie przekażemy je do realizacji. Inne narzędzia biznesowe Meta podlegają właściwym warunkom narzędzia i zakresowi współadministrowania, jeśli jest ono przewidziane.
Narzędzia reklamowe Meta, w tym Meta Pixel, mogą służyć pomiarowi skuteczności reklam i dopasowaniu reklam do zainteresowań. Po uruchomieniu w Serwisie Meta Pixel jest aktywowany dopiero po udzieleniu zgody na marketingowe technologie w panelu prywatności. Zastosowanie Conversions API, dopasowywania list klientów lub podobnych funkcji wymaga odpowiedniej informacji i podstawy prawnej. Nie traktujemy zgody na newsletter jako zgody na przesłanie bazy do Meta.
W kampaniach operator platformy może dobierać reklamy na podstawie zainteresowań i aktywności, zgodnie z ustawieniami użytkownika. Profilowanie reklamowe może wpływać na widoczne reklamy. W ramach formularzy i funkcji hectares.pl nie zapadają wobec Ciebie decyzje wywołujące skutki prawne lub podobnie istotne skutki oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu. Zgłoszenia służą kontaktowi i dalszym ustaleniom z człowiekiem.
OpenAI Ads: piksel ładuje się wyłącznie po zaakceptowaniu kategorii Marketing. Zgoda analityczna, zgoda na newsletter ani wysłanie formularza nie uruchamiają piksela. Po udzieleniu zgody marketingowej potwierdzony zapis zgłoszenia (m.in. formularza kontaktowego, prośby o kontakt WhatsApp, raportu, konsultacji, newslettera lub odblokowania artykułu) powoduje wysłanie zdarzenia lead_created. Samo otwarcie formularza ani nieudana próba wysłania nie są konwersją. Do tego wywołania nie dodajemy imienia, telefonu, adresu e-mail ani treści zgłoszenia. Zgodę marketingową można wycofać w „Ustawieniach prywatności”; zatrzymujemy pomiar i usuwamy cookies identyfikujące reklamę oraz przeglądarkę. Nie przekazujemy ręcznie danych kontaktowych do konfiguracji piksela. Jeśli w ustawieniach narzędzia reklamowego zostanie włączone automatyczne dopasowanie, SDK może przekształcać wykryte dane kontaktowe w skróty SHA-256 przed przekazaniem ich z pomiarem; skrót nie jest równoznaczny z anonimizacją. Zakres przetwarzania wymaga odpowiedniej informacji i zgody.
7. Cookies, pamięć przeglądarki i treści zewnętrzne
Cookies to małe pliki zapisywane w przeglądarce. Korzystamy też z localStorage i sessionStorage. Przepisy o przechowywaniu lub odczycie informacji na urządzeniu obejmują te technologie niezależnie od nazwy i od tego, czy identyfikator bezpośrednio ujawnia imię.
Możesz osobno zaakceptować lub odrzucić analitykę i marketing. Przed zgodą nie uruchamiamy Google Analytics, identyfikatora pomiarowego bloga ani piksela OpenAI Ads. Opcja „Akceptuj opcjonalne” obejmuje obie kategorie; „Dostosuj” pozwala wybrać każdą z nich niezależnie. Odrzucenie jest dostępne na pierwszym ekranie banera. Zmiana decyzji jest możliwa przez stale dostępny przycisk „Ustawienia prywatności” w lewym dolnym rogu. Dalsze przeglądanie strony nie jest zgodą.
| Nazwa / dostawca | Cel i kategoria | Okres i uruchomienie |
|---|---|---|
| hectares-cookie-consent-v3 / Hectares; localStorage | Niezbędne zapamiętanie wyboru i wersji informacji o zgodzie. | Wybór ważny przez 180 dni. Po wygaśnięciu ponownie prosimy o decyzję; przy wczytaniu usuwamy wygasły zapis. Możesz wcześniej usunąć pamięć przeglądarki. |
| _ga, _ga_5JL468HRCL i cookies _ga_* / Google Analytics 4 | Analityka odwiedzin, rozróżnianie przeglądarek i pomiar sesji. | Tylko po zgodzie analitycznej; skonfigurowany maksymalny czas pojedynczego zapisu to 180 dni, bez przedłużania przy kolejnych wizytach. Usunięcie zgody usuwa dostępne nam cookies tej kategorii. |
| __oppref / OpenAI Ads; cookie we własnej domenie | Marketing: identyfikator przypisujący wizytę do reklamy w ChatGPT. | Tylko po zgodzie marketingowej; do 30 dni od zapisu. Nowy parametr oppref w adresie może odnowić ten okres. Cofnięcie zgody usuwa cookie. |
| __obref / OpenAI Ads; cookie we własnej domenie | Marketing: losowy identyfikator przeglądarki używany do pomiaru reklam. | Tylko po zgodzie marketingowej; do 365 dni od utworzenia, bez przedłużania przy odczycie. Cofnięcie zgody usuwa cookie. |
| oaiq_consent (localStorage), __oaiq_consent (cookie) / OpenAI Ads | Zapamiętanie zgody lub odmowy dla SDK. Nie służy identyfikowaniu reklamy. | Po użyciu piksela: localStorage do zmiany lub usunięcia danych witryny; cookie do 30 dni. Odmowa może pozostać zapisana, aby narzędzie respektowało wycofanie zgody. Nadrzędny wybór Hectares wygasa po 180 dniach. |
| hectares:blog-session / Hectares; sessionStorage | Analityka: zliczanie odsłon i interakcji z artykułem bez wielokrotnego liczenia tego samego zdarzenia w sesji. | Tylko po zgodzie analitycznej, do zakończenia sesji karty albo wcześniejszego wycofania zgody. Zapis statystyki po stronie serwera nie zawiera imienia i e-maila czytelnika. |
| hectares:read:v3:<artykuł> / Hectares; localStorage | Funkcjonalne potwierdzenie odblokowania artykułu po zgłoszeniu; pozwala przy kolejnej wizycie sprawdzić uprawnienie do odczytu. | Do usunięcia danych witryny w przeglądarce. Zapis następuje przy żądanym odblokowaniu. Nie jest zgodą marketingową i nie służy śledzeniu na innych stronach. |
| blog_session, shop_session / Hectares; cookies | Niezbędna sesja logowania uprawnionych administratorów. | Do 8 godzin albo wylogowania. Nie są ustawiane zwykłemu czytelnikowi strony. |
Po odrzuceniu zgody funkcje kontaktowe nadal działają. Podstawowe logi serwera i ochrona przed nadużyciami nie wymagają uruchomienia analityki. Liczniki kliknięć oferty działające bez stałego identyfikatora użytkownika służą zbiorczemu pomiarowi korzystania z oferty; nie tworzą profilu między wizytami. Dane techniczne żądania są przetwarzane również dla bezpieczeństwa.
Mapa Google ładuje się dopiero po wybraniu przycisku „Pokaż mapę Google”. Zanim ją włączysz, informujemy o połączeniu z Google i przekazaniu danych technicznych, w tym IP. Możesz zamiast tego użyć tekstowego adresu. Odnośniki do map, filmów, raportów, checkoutu lub platform prowadzą do zewnętrznych usług; po przejściu obowiązują także zasady ich operatorów. Wtyczka marketingowa osadzona w stronie wymaga odpowiedniej zgody przed jej załadowaniem.
Przeglądarka pozwala dodatkowo usuwać i blokować cookies oraz pamięć strony. Usunięcie samych cookies bez wycofania zapisanej zgody może pozwolić narzędziu uruchomić się ponownie; w tym celu użyj najpierw „Ustawień prywatności”. Nie mamy technicznej możliwości usunięcia ze strony Hectares wszystkich danych zapisanych w odrębnej domenie przez zewnętrzny serwis.
8. OpenAI API i anonimizacja
Korzystamy z OpenAI API do wspierania pracy nad materiałami i analizami. Do tej usługi kierujemy materiały po anonimizacji: usuwamy informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby również z kontekstu. Sama zamiana nazwiska na inicjały, usunięcie telefonu czy zastąpienie klienta kodem nie wystarcza, jeśli osobę można nadal ustalić.
Dane rzeczywiście anonimowe nie są danymi osobowymi. Przygotowanie materiału do anonimizacji pozostaje jednak przetwarzaniem po naszej stronie i wymaga właściwej podstawy oraz zabezpieczeń. Weryfikujemy także identyfikatory działek, numery ksiąg, szczegółowe adresy, metadane plików i inne informacje pozwalające ponownie ustalić tożsamość. Materiału, którego nie da się skutecznie zanonimizować, nie przekazujemy w tym trybie do API.
Według dokumentacji OpenAI API dane API nie służą domyślnie do trenowania modeli, chyba że klient włączy ich udostępnianie. Nie jest to równoznaczne z zerowym przechowywaniem: logi bezpieczeństwa i stan aplikacji zależą od funkcji i ustawień. Ta polityka nie deklaruje włączenia Zero Data Retention. Wyniki AI wymagają weryfikacji; nie zastępują decyzji człowieka w sprawie klienta.
9. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Korzystanie z globalnych usług Google, Meta, OpenAI Ads, infrastruktury hostingowej oraz ich podwykonawców może wiązać się z dostępem do danych spoza EOG, w tym ze Stanów Zjednoczonych. Lokalizacja głównego serwera w Europie nie wyklucza takiego dostępu.
Przekazanie wymaga mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych i, gdy potrzebne, dodatkowych środków. W przypadku EU–US Data Privacy Framework można polegać na decyzji wyłącznie wobec odbiorcy z aktywną certyfikacją obejmującą dany rodzaj danych; nie zakładamy jej automatycznie dla każdego dostawcy.
Informacje o właściwym odbiorcy, kraju i mechanizmie zastosowanym do Twoich danych oraz kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać przez office@hectares.pl, z ochroną praw innych osób i tajemnic prawnie chronionych. Skutecznie zanonimizowane materiały wysłane do OpenAI API nie stanowią transferu danych osobowych klienta; zasada ta nie obejmuje danych kontaktowych i technicznych przetwarzanych przez pozostałe usługi.
10. Twoje prawa
- Możesz uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię, sprostować dane nieprawidłowe i uzupełnić niekompletne.
- Możesz żądać usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych RODO. Nie zawsze możemy usunąć dokument wymagany prawem lub niezbędny do obrony roszczenia; wyjaśnimy wówczas podstawę dalszego przechowywania.
- Masz prawo do przenoszenia danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy, w warunkach art. 20 RODO.
- Możesz w każdej chwili cofnąć zgodę. Cofnięcie nie działa wstecz; nie usuwa jednak ewentualnych wad samej zgody.
- Możesz bez podawania powodów sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu, również powiązanemu z nim profilowaniu. Po sprzeciwie nie wykorzystujemy danych do tego celu.
- Przy przetwarzaniu opartym na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
- Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; sposób kontaktu i złożenia skargi znajdziesz na uodo.gov.pl. Nie musisz najpierw składać skargi do nas.
Napisz na office@hectares.pl, wskazując żądanie i dane pozwalające odnaleźć sprawę. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, poprosimy o niezbędne dodatkowe potwierdzenie; nie wymagamy rutynowo skanu dowodu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Gdy sprawa jest złożona lub żądań jest wiele, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; w pierwszym miesiącu podamy powód przedłużenia. Realizacja praw jest zasadniczo bezpłatna, z wyjątkami wynikającymi z RODO.
11. Ochrona danych i zmiany polityki
Dostęp do danych ograniczamy do osób, które potrzebują go do swojej pracy. Dobór zabezpieczeń, uprawnień, kopii zapasowych i procedur zależy od ryzyka oraz używanej usługi. Przetwarzanie u dostawcy nie zwalnia Hectares z odpowiedzialności za własne obowiązki administratora.
Politykę aktualizujemy w związku ze zmianą usług, sposobu przetwarzania lub przepisów. Nowa wersja nie rozszerza wstecz zakresu wcześniejszej zgody. O nowym celu informujemy przed jego rozpoczęciem i zbieramy nową zgodę, jeśli jest potrzebna.